Deteksi Masalah Sistem Informasi

Permasalahan Sistem Informasi

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena:

  • Waktu (overtime)
  • Lingkungan sistem yang berubah
  • Perubahan prosedur operasional

Deteksi Masalah Sistem Informasi

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik/nilai informasi, yaitu :

NIlai Informasi

NIlai Informasi

  • Relevansi (relevancy).
  • Keakuratan (accuracy),
  • kelengkapan (completeness),
  • kebenaran (correctness),
  • keamanan (security).
  • Ketepatan waktu (timeliness).
  • Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
    biaya (cost).
  • Efisiensi (eficiency).
  • Dapat dipercaya (reliability).
  • Kegunaan (usability).

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

relevance

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

  • Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
  • Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
  • Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
  • Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
  • Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi
    dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

  • Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
  • Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
  • Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain:

  • Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
  • Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
  • Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
  • Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

  • Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
    Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
  • Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
    Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
  • Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
  • Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
  • Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

  • Keluaran / nilai uang (trougput/dollar)
  • Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
  • Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours)
  • Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
  • Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers)
  • Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

  • Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
  • Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
  • Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
  • Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
  • Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
  • Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat
    diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

  • Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
  • Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
  • Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
  • Naiknya kemangkinan dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

  • Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
  • Penurunan kinerja (decreasing performance).
  • Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
  • System downtime.
  • Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

  • Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
  • Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
  • Kenaikan biaya (increased costs).
  • Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

  • Keluhan pemakai (user complaints),
  • Perhatian top manajemen (top management concerns),
  • Penunjuk jalan (scouting)
  • Pengawas pemakai (user surveys)
  • Pengawas (audits)
  • Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
  • Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius  untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

  • Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
  • Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
  • Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).
  • Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

  • Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
  • Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
  • Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail.

Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakahsistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Tugas

Tugas pertama untuk matakuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi ini adalah membuat latar belakang, identifikasi masalah, rumusan masalah, adapun strukturnya sebagai berikut:

A. Latar Belakang

  • Paragraf I : Perkembangan IT dan Manfaat Sistem Informasi
  • Paragraf II : Kendala-kendala yang dihadapi oleh organisasi/institusi.
  • Paragraf III: Bagaimana Sistem Informasi menjadi solusi dari kendala-kendala yang ada
  • Paragraf IV : Pentingnya pengembangan Sistem Informasi

B. Identifikasi Masalah

  • Pokok pikiran dari masing-masing paragraf pada latar belakang

C. Rumusan Masalah

  • Bagaimana menganalisis “Sistem……”
  • Bagaimana Mendesain“Sistem……”
  • Bagaimana Implementasi “Sistem……”
  • Bagaimana menguji keandalan “Sistem….”

D. Batasan Masalah

  • Obyek Penelitian (Tempat pengembangan sistem)
  • Data-data (Masukkan-masukan)
  • Laporan (Informasi dalam bentuk print out maupun tampilan layar)
  • Bahasa Pemrograman yang digunakan
  • Basis Data yang digunakan

Contoh

SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG PADA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan sekarang ini, semua orang ingin meningkatkan pengetahuan tentang penemuan-penemuan baru dan menikmati hasil teknologi untuk memudahkan atau menyelesaikan tugas akhir. Perkembangan teknologi khususnya komputer telah tersebar diseluruh dunia. Komputer bukan lagi sebagai barang mewah dan langka, hampir semua orang diseluruh dunia sudah bisa menggunakannya. Kemampuan suatu komputer terlatak pada user yang memanfaatkan fasilitas tersebut. Penetapan suatu sistem informasi yang baik dengan menggunakan komputer sepenuhnya terletak pada sistem aplikasinya.

Adapun keunggulan pemakaian komputer pada suatu pekerjaan baik mengenai perhitungan jumlah data yang sangat besar maupun dalam penyimpanan data-data dan pencarian berkas-berkas yang rahasia dapat lebih terjamin dan cepat, maka dalam keunggulan komputer ini instansi atau perusahaan sangat membutuhkanya, karena mereka ingin suatu pengolahan data yang efesien dan efektif.

Akibat dari keunggulan, kemudahan dalam melakukan proses pengolahan data serta kemajuan teknologi komputer, maka banyak pihak perusahaan atau instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang jasa, perdagangan dan industri mulai menggunakan sistem komputerisasi. Ini sangat penting dalam perkembangan perusahaan atau instansi karena sistem tersebut sangat membantu dalam hal perhitungan dan proses pengolahan data.

Sistem inventaris di Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta yang terletak di jalan PGRI 1 Sonosewu No117 yogyakarta 55182 ini masih dilakukan secara manual sehingga dalam pengarsipan data inventaris menjadi tidak efektif dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Sistem inventaris harus terlaksana secara akurat agar tidak terjadinya pemasukan dan pengeluaran barang tanpa melalui prosedur yang telah ditentukan.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka penulis bermaksud ingin merancang dan membuat sistem informasi inventaris kepada sistem yang bersipfat komputerisasi khususnya program, dengan menggunakan Visual Basic 6 sehingga sistem yang dimiliki nantinya lebih efektif, cepat, tertata dan akurat serta mudah dalam penggunaan. Oleh karena itu, kami mengusulkan pengembangan sistem dengan judul “SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG PADA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA”.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang maka dapat dibuat suatu identifikasi masalah sebagai berikut :

  1. Sistem informasi inventaris pada studi kasus yang dijalani masih bersifat manual.
  2. Pengarsipan data inventaris yang tidak efektif.
  3. Pembuatan laporan inventaris membutuhkan waktu yang lama.

C. Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang dapat diambil dari latar belakang dan identifikasi masalah diatas yaitu :

  1. Bagaimana mendesain atau merancang diagram alur kerja sistem inventaris barang pada Fakultas Teknik di Universitas PGRI Yogyakarta.
  2. Bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi inventaris barang mengunakan Visual Basic 6.0.

 D. Batasan Masalah

Agar proyek ini lebih terarah dan memudahkan dalam pembahasan, maka perlu adanya pembatasan masalah yaitu :

  1. Pendataan barang inventaris hanya dilakukan pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta.
  2. Aplikasi yang dibuat menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.
  3. Basis data yang dirancang menggunakan MySQL.

Daftar Pustaka

  •  Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,Macmillan Publishing Company, New York, 1991

Tuliskan komentar anda

Komentar

Tinggalkan Balasan