Investigasi Awal

Konsep Investigasi Sistem

Masalah adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Alur Investigasi Sistem

Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja. Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau  tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

  • Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
  • Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau keduanya.
  • Pengukuran sistem yang tidak akurat.
  • Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan.
  • Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya sementara

Dalam tahap pemecahan masalah sebaiknya memberikan penjelasan tentang :

  • Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi secara rinci.
  • Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
  • Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
    antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
  • Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

Kendala dalam sistem investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang akan terjadi , diantaranya masalah:

  • Waktu, Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
    sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
    biaya yang dibutuhkan.
  • Biaya, Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
    kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
  •  Ilmu pengetahuan, Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
  • Politik, Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
    tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
  • Campur tangan, Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
    kekacauan.

Rekomendasi

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah sebagai berikut:

  • Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
  • Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil. Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
  • Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
    menggunakan sistem informasi.
  • Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
  • Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
    yang segera dilakukan.

Taktik investigasi

Dengarkan, jangan mengurui

Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.  Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

Jangan tergesa-gesa memberikan pemecahan awal terhadap masalah

Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

Membandingkan cerita

Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan.  Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.

Perhatikan keengganan tanggapan

Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

Perhatikan masalah inkonsistensi logikal

Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :

  • Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
  • Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

Perhatikan dampak anda 

Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun , seperti dengan menganalisa laporan, sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.

Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan 

Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

Hindari masalah politk

Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).

Teknik investigasi

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

Secara langsung 

Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal
probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari
fakta yang terjadi .

Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

Kuesioner

Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.

Tanya jawab (interview)

Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.

Observasi

Observasi Merupakan internal probe yang kuat. Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

Secara tidak langsung 

Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

Aliran prosedur 

Prosedure operasional merupakan sarana bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya. Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.

Mempelajari dokumen 

Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.

Sampel 

Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,  memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.

Tabular 

Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan dalam alur transaksi seperti berikut :

Tabular

Deskripsi sistem saat ini

Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen selama investigasi masalah sistem. Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :

  • Masukan /
  • Keluaran
  • File
  • Elemen data (data elements)
  • Volume transaksi dan dokumen tindakan
  • Diagram aliran data (data flow diagrams)

Pertanyaan Tinjauan

  1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?
  2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem informasi ?
  3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !
  4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala tersebut !
  5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?
  6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?
  7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?
  8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?
  9. Jelaskan tentang procedure flow operates ?
  10. Mengapa sampel begitu penting ?
  11. Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan ?
  12. Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !

Daftar Pustaka

  •  Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

Tuliskan komentar anda

Komentar

Tinggalkan Balasan