Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem

Materi konsep dasar sistem membahas sistem melalui pendekatan sistem dan subsistem. Diharapkan materi yang disajikan memberikan pemahaman tentang makna sistem dan elemen-elemen yang menyusunnya.

Konsep Dasar Sistem

Konsep Dasar Sistem

Pendekatan Sistem

Supaya dapat memahami konsep dasar sistem atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu dengan pendekatan:

Pedekatan Sistem

Konsep Dasar Sistem – Pedekatan Sistem

  • Prosedur, yaitu: suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan
    kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai
    tujuan tertentu”. Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang
    melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
    digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
    bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
    Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus
    dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan
    bagaiman (how) mengerjakannya.
  • Komponen/elemen, yaitu: kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk  mencapai suatu tujuan tertentu”. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang
    lebih kecil.

Materi Konsep Dasar Sistem Dalam bentuk video dapat dilihat pada tayangan berikut ini.

Pengertian Sistem

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Berikut ini beberapa pengertian sistem dari beberapa ahli:

Gordon B. Davis ( 1984 ) :

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Raymond Mcleod (2001) :

Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

Stoa (2008):

Sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem”.

Kerz (2008):

Sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir”.

Hart (2005):

Sistem mengandung dua pengertian utama yaitu: (a) Pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya yaitu sistem merupkan komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana masing-masing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independent) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan (b) Definisi yang menekankan pada prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu sasaran tertentu.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Contoh Sistem

Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem  akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem  akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Elemen/Karakteristik Sistem

Dalam konsep dasar sistem dikenal beberapa elemen/karakteristik yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian, dan umpan balik.

Konsep Dasar Sistem - Karaktistik Sistem

Karaktistik Sistem

Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda-beda.

Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001), yaitu:

  • untuk mendukung fungsi kepengurusan manujemen,
  • untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan
  • untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedang-kan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan).

Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan), serta instruksi.

Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang ber-macam-macam. Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurut-kan data merupakan beberapa contoh proses.

Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian {control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik {feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar). Jika terdapat penyimpangan, maka akan dilakukan pengiriman masukan untuk melaku­kan penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila penyebab penyimpangan terletak pada proses, maka proses-nyalah yang diperbaiki. Pada sistem informasi, cara yang pertama dapat memberikan masukan pada setiap individu atau memberikan ringkasan kinerja terakhir untuk kegiatan manajemen. Adapun, hal yang terakhir sering terjadi pada sistem informasi karena program komputernyalah yang salah atau keluarannya dikehendaki untuk diubah.

Mekanisme Pengendalian

Mekanisme Pengendalian

Umpan balik seperti yang diutarakan di depan, yaitu menyesuaikan penyimpangan terhadap standar biasa disebut umpan balik negatif (negative feedback).

Contoh penerapan umpan balik negatif yaitu penerapan thermostat pada sistem pendingin (AC). Alat inilah yang berfungsi untuk mengontrol agar suhu ruangan sesuai dengan yang diinginkan pemakai. Pengontrolan suhu dilakukan dengan menggunakan sensor.

Selain dengan menggunakan umpan balik negatif, pengendalian juga bisa memakai umpan balik positif (positive feedback) atau sering kali disebut umpan maju (feedforward). Pada sistem ini, pengendalian dimaksudkan untuk menambah kekualan atau mendorong proses supaya memberikan hasil  yang lebih baik,  tanpa harus  menunggu terjadinya penyimpangan. Umpan maju biasa digunakan untuk suatu sistem yang mencegah terjadinya penyimpangan yang besar. Contoh penerapannya yaitu pada sistem perencanaan kas (Jogiyanto, 2000). Pada sistem ini umpan maju diwujudkan dengan melakukan peramalan arus saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas.

Batas

Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konli gurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian oleh pelanggan, gerakan pesaing, dan kelersediaan dana dari bank.

Tentu saja, batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik. sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.

Perubahan Batas Sistem

Perubahan Batas Sistem

Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugi-kan tentu saja hams ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap hams terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. Lingkungan bagi sebuah organisasi dapat berupa vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank, dan bahkan pesaing.

Karakteristik Sistem - Lingkungan

Karakteristik Sistem – Lingkungan

Subsistem dan Supersistem

Sebuah sistem umumnya tersusun atas sejumlah si stem-si stem yang lebih kecil. Sistem-sistem yang berada dalam sebuah sistem itulah yang disebut sub sistem. Berkaitan dengan konsep dasar sistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dikenal dengan sebutan super sistem.

Sebagai contoh, jika pemerintah kabupaten disebut sebagai sebuah sistem, maka pemerintah provinsi berkedudukan sebagai super sistem. Jika ditinjau dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi adalah sub sistem dan pemerintah pusat adalah super sistem.

Sub Sistem dan Super Sistem

Subsistem dan Supersistem

Antarmuka SubSistem

Sebagaimana telah diketahui, sebuah sistem umumnya terdiri atas sejumlah sub sistem. Masing-masing sub sistem yang memiliki batas ter-sendiri ini saling beriteraksu untuk mencapai tujuan yang sama. Gambar berikut memperlihatkan ilustrasi tentang hal ini.

Karakteristik Sistem - Antarmuka Subsitem

Karakteristik Sistem – Antarmuka Subsitem

Antar muka sub sistem merupakan hal yang penting, sebab tanpa antarmuka ini sistem hanya berisi sekumpulan sub sistem yang berdiri sendiri dan tidak saling berkaitan. Bayangkan jika dalam sebuah perusahaan, antara bagian produksi dan bagian tekologi informasi tidak berhubungan. Barangkali yang terjadi pihak teknologi informasi akan mem-bangun sistem yang tidak diperuntukkan untuk menangani masalah sekarang pada bagian produksi, tetapi menangani masalah yang telah berlalu.

Secara prinsip, antar muka sub sistem berupa masukan dan keluaran. Dalam prakteknya, sebuah subsistem bisa saja hanya memberikan keluar­an atau hanya menerima masukan.

Fungsi Antarmuka Subsistem

Pada prakteknya, sebuah antarmuka tidak sekadar menyatakan aliran data, melainkan juga melaksanakan suatu proses. Dalam sistem informasi, pada dasarnya antarmuka berfungsi sebagai (Martin, 1999):

  • Penapisan, yakni membuang derau atau data yang tak berguna.
  • Pengkodean/pendekodean, yakni mengubah data dari suatu format ke dalam format yang lain.
  • Pendeteksian, yakni melakukan pemeriksaan dan pembetulan kesalahan-kesalahan terhadap standar atau kekonsistensian.
  • Penyanggatan (buffering), yakni memungkinkan dua buah sistem bekerja sama tanpa harus tersinkronisasi secara ketat. Caranya, antarmuka mengumpulkan data dari satu subsistern dan kemudian memperkenankan subsistern lain mengambil data tersebut.
  • Pengamanan, yakni menolak permintaan yang berasal dari pihak yang tak berhak terhadap data dan menyediakan mekanisme proteksi yang lain.
  • Pengikhtisaran, yakni   meringkas   sejumlah   masukan   ke   dalam
    bentuk agregat (ringkasan).

Klasifikasi Sistem 

Dalam konsep dasar sistem, sistem dapat diklasifikasi sebagai berikut:

Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya, sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapal dilihat. Misalnya: sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi, dan sistem transportasi.

Sistem Deterministik dan Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya, sistem komputer.

Sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabililas, Misalnva, sistem arisan dan  sistem sediaan. Kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan, tetapi nilai yang tepat untuk sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem Tertutup

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya, reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Dalam fisika, sistem tertutup biasa disebut sistem yang mandiri (self-contained). Selain sistem yang tertutup, terdapat pula sistem yang relatif tertutup (Davis, 1999). Ciri-ciri sebuah sistem yang relatif tertutup, antara lain sistem hanya mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu, terkendali, dan gejolak di luar sistem (lingkungan) tidak mempengaruhinya. Misalnya, SPMB (sistem penerimaan mahasiswa baru) di lingkungan universitas negeri.

Sistem Terbuka

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-cirinya, sistem menerima masukan yang diketahui, yang bersifat acak, maupun ganggun. Selain itu, umumnya sistem melakukan adaptasi terhadap lingkungan. Pada umumnya, sistem perusahaan dagang merupakan contoh sistem.

Pendekatan Sistem

Dalam konsep dasar sistem, pendekatan sistem dapat didefinisika sebaia serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem

Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem

Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem

Dalam konsep dasar sistem dikenal beberapa tahap dan langkah pedekatan sistem. Secara unum tahapnya sebagai berikut:

Tahap Persiapan

Mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dan menyediakan orientasi sistem. Langkah :

  • Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, menggunakan model sistem umum perusahaan.
  • Mengenali sistem lingkungan,  menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.
  • Mengidentifikasi subsistem perusahaan, subsistem sebagai bentuk area-area fungsional, tingkat-tingkat manajemen sebagai subsitem, arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem.

Tahap Definisi

Identifikasi masalah : Suatu masalah ada atau akan ada.
Pemahaman masalah : mempelajari untuk mencari solusi.
Pemicu masalah : sinyal umpan balik yang menunjukkan hal-hal lebih baik atau buruk.
Langkah :

  • Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem : Tiap tingkatan manajemen adalah suatu subsistem. Yang dilakukan oleh seorang manajer : mempelajari posisi sistem dihubungkan dengan lingkungan, menganalisis sistem menurut subsistem-subsistem.
  • Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu. Pada saat mempelajari tiap tingkat system, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan :
  • Mengevalusai standar : Standar harus sah, realistic, dimengerti, terukur.
  • Membandingkan output sistem dengan standar
  • Mengevaluasi Manajemen
  • Mengevaluasi pemrosesan Informasi
  • Mengevaluasi input dan sumber daya input
  • Mengevaluasi proses tranformasi
  • Mengevaluasi sumber daya output

Tahap Solusi

  • Mengidentifikasi solusi alternative
  • Manajer harus mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Contoh : computer tidak dapat menangani volume aktifitas kegiatan perusahaan, alternatifnya : menambah computer, mengganti computer, mengganti dengan jarinagan computer.
  • Mengevaluasi solusi alternative : mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternative
  • Memilih solusi terbaik : mengambil satu alternative
  • Menerapkan solusi terbaik
  • Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif : Manajer harus memastikan solusi mencapai kinerja yang direncanakan

Pertanyaan Pendalaman Konsep Dasar Sistem

  • Apa yang disebut dengan sistem?
  • Sebutkan elemen-elemen sistem!
  • Apakah fungsi umpan balik itu?
  • Jelaskan makna subsistem dan supersistem. Berikan contoh.
  • Apa yang dimaksud dengan sistem terbuka, sistem tertutup, dan sistem relatif tertutup.
  • Mengapa sistem informasi termasuk sebagai sistem probabilitas?
  • Apakah yang dimaksud dengan lingkungan itu? Berikan contohnya.

Referensi Konsep Dasar Sistem

Abdul Kadir - Pengenalan SIstem Informasi, Edisi Revisi

Abdul Kadir – Pengenalan SIstem Informasi, Edisi Revisi, Penerbit Andi Yogyakarta

Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi

Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi Penerbit Andi Yogyakarta

Materi terkai dengan konsep dasar sistem

Demikianlah materi konsep dasar sistem informasi Semoga bermanfaat.

Tuliskan komentar anda

Komentar

Tinggalkan Balasan