Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information system (MIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Biasanya SIM meng-hasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.

SIM seringkali disebut juga sebagai sistem peringatan manajemen (management alerting system) karena sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah maupun peluang (Haag, 2000). Istilah yang lain dari SIM adalah sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998).

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Proses Manajemen

Proses Manajemen

 

  • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
  • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

Karakeristik Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memiliki karakteristik, sebagai berikut:

  • Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi.
  • Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
  • Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).
Contoh Laporan SIM

Contoh Laporan SIM

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

  • Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Macam-macam Laporan SIM

Macam-macam laporan yang dihasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan.

  • Laporan periodik adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
  • Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi.
  • Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi.
  • Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk di bandingkan

Sebagai tambahan, terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tata letak informasi yang diperlukan.

Grafik Penyajian

Manfaat Penyajian data dalam bentuk grafik penyajian

Penyajian data secara grafik dan diagram banyak disukai terutama dalam laporan eksekutif   dan paparan presentasi. Hal ini disebabkan  ada elemen ‘human touch’… yang cantik tampilan yang menawan mampu memikat  orang-orang yang melihatnya dan membacanya. First impression itu penting,  Orang lebih suka menilai apa yang di depan mata. Jika design atau product tersebut mempunyai warna menawan & cantik sudah tentu akan lebih menarik, Ia menggambarkan sesuatu untuk mudah dipahami. Ada pepatah mengatakan bahwa dengan melihat maka dapat mewakili seribu kata.

Jenis Grafik Penyajian

Grafik column (Column chart)

Kegunaannya: untuk menunjukkan perubahan data dalam periode waktu tertentu atau menggambarkan perbandingan antar beberapa item.

Grafik Garis (Line Chart)

Diagram garis adalah penyajian data statistik dengan menggunakan diagram berbentuk garis lurus. Kegunaannya: Diagram ini biasanya digunakan untuk menyajikan data statistik yang diperoleh berdasarkan pengamatan dari waktu ke waktu secara berurutan. Grafik ini juga untuk menggambarkan nilai masing-masing deret data dalam bentuk garis pada sebuah baris. Fungsinya untuk menunjukkan data pada rentang waktu tertentu.
Sumbu X menunjukkan waktu-waktu pengamatan, sedangkan sumbu Y menunjukkan nilai data pengamatan untuk suatu waktu tertentu. Kumpulan waktu dan pengamatan membentuk titik-titik pada bidang XY, selanjutnya kolom dari tiap dua titik yang berdekatan tadi dihubungkan dengan garis lurus sehingga akan diperoleh diagram garis atau grafik garis.

Dalam Profil Kesehatan Aceh tahun 2005 grafik garis dipakai pada beberapa hal,seperti grafik kasus diare di Aceh tahun 2005,cakupan vit A pada balita bulan februari 2005 dan lain-lain.

Grafik Batang (Bar Chart)

Kegunaannya: Grafik batang digunakan untuk membandingkan nilai antar deret dalam bentuk grafik batang dengan beberapa model (silinder, kerucut, dan piramid) dengan posisi horizontal.
Dalam Profil Kesehatan Indonesia tahun 2008 Grafik Batang digunakan pada piramida penduduk indonesia tahun 2008, persentase penduduk miskin,dan lain-lain.

Grafik Lingkaran (Pie Chart)

Pengertian Pie Chart: Diagram lingkaran adalah penyajian data statistik dengan menggunakan gambar yang berbentuk lingkaran. Bagian-bagian dari daerah lingkaran menunjukkan bagian-bagian atau persen dari keseluruhan. Untuk membuat diagram lingkaran, terlebih dahulu ditentukan besarnya persentase tiap objek terhadap keseluruhan data dan besarnya sudut pusat sektor lingkaran.

Kegunaan Pie Chart : Grafik ini digunakan apabila ingin mendapatkan grafik dalam bentuk kue (lingkaran) dari sebuah deret data tunggal. Fungsinya menunjukkan bagaimana point data berhubungan dengan keseluruhan data.
Dalam Profil Kesehatan tahun 2008 Pie chart dipakai seperti pada presentase penduduk yang berobat jalan,penduduk umur 10 tahun keatas menurut kebiasaan merokok,dan lain-lain.

Grafik Area (Area Chart)

Kegunaan Area Chart:  Grafik ini lebih dikenal dengan grafik atau diagram wilayah, grafik ini dipilih untuk menggambarkan deret data sebagai garis komulatif dengan tampilan gambar berbentuk garis yang bertumpuk. Fungsinya untuk menunjukkan perubahan nilai relatif pada suatu periode waktu.
Model Area Chart: Ada dua pilihan model grafik jenis area, yaitu: model 2 dimensi dengan 3 dimensi yang masing-masing memiliki 3 pilihan jenis lagi.

Grafik XY (Scatter Chart)

Kegunaan Scatter Chart: menggambarkan pasangan titik (kordinat) sehingga bentuk grafiknya berupa titik-titik yang tertebar. Fungsinya untuk menunjukkan hubungan antar point data dengan memplot titik pada grafik, biasanya digunakan dalam analisis data ilmiah. Ada 5 jenis pilihan model grafik jenis ini.

Grafik Donat (Doughnut Chart)

Kegunaan  Doughnut Chart: untuk menggambarkan nilai deret data yang masing-masing diwakili oleh sebuah segmen berbentuk cincin.

Grafik Radar (Radar Chart)

Grafik ini menggambarkan nilai deret data menggunakan sumber nilai yang ditarik dari pusat diagram dan terpisah untuk setiap kategori. Fungsinya menunjukkan perubahan pada titik pusat.

Grafik Vektor (Vector Chart)

Garis tiga istirahat menampilkan serangkaian kotak vertical (garis) yang didasarkan pada perubahan harga. Sebuah garis naik baru diambil jika harga penutupan lebih tinggi dari yang sebelumnya.jika unjuk rasa atau aksi jual cukup kuat untuk membentuk garis berurutan dengan arah yang sama,maka harga harus membalikkan oleh harga ekstrem dari beberapa baris terakhir dalam rangka menciptakan baris baru.biasanya tiga baris berturut-turut digunakan untuk criteria pembalikan,maka nama tiga istirahat line.seperti kagi,point,dan gambar,dan renko grafik,diagram jalur tiga istirahat mengabaikan berlalunya waktu.

Grafik Kagi (Kagi Chart)

GrafIK sebagai peningkatan tampilan serangkaian garis vertical untuk menggambarkan tingkat umum bahasa dari penawaran lihat semuanya dan permintaan untuk asset tertentu.ketebalan dan arah garis tergantung pada aksi harga. Garis tebal di ambil saat harga istirahat diatas harga sebelumnya tinggi dan ditafsirkan sebagai peningkatan permintaan. Tipis yang digunakan untuk mewakili pasokan meningkat saat harga turun di bawah rendah sebelumnya.grafik kagi mengabaikan berlalunya terbalik.

Grafik Renko

Grafik Renko adalah grafik dengan tampilan serangkaian kotak putih dan hitam (batu bata) untuk menggambarkan pergerakan harga umum dan tren pembalikan. Sebuah grafik renko dibangun dengan menempatkan batu bata di kolom berikutnya setelah harga melampaui bagian atas atau bawah dari bata sebelumnya dengan jumlah yang telah ditetapkan. Batu bata putih digunakan ketika arah trend sudah habis,batu bata hitam digunakan ketika trend ke bawah. Semua batu bata memiliki ukuran yang sama. Jenis grafik membantu trader untuk mengidentifikasi dukungan utama/tingkat perlawanan.

Grafik gelembung (Bubble charts)

Data diatur dalam kolom sehingga nilai-nilai x (horizontal) tercantum pada kolom pertama (kiri) dan nilai-nilai y (vertical) yang sesuai dan nilai-nilai ukuran gelembung tercantum dalam kolom yang berdekatan, dapat diplot dalam grafik gelembung.

Grafik permukaan (Surface Charts)

Kegunaannya : ketika kita ingin mencari kombinasi yang optimal dari 2 rangkaian data. Seperti dalam peta topografi, warna dan pola menunjukkan daerah yang berada dalam kisaran nilai yang sama.

Grafik stok (Stock Charts)

Kegunaannya : untuk menggambarkan fluktuasi harga stok. Namun grafik ini juga dapat digunakan untuk data ilmiah. Sebagai contoh, kita dapat menggunakannya untuk menunjukkan fluktuasi suhu harian.

Grafik Diagram Batang Daun

Diagram batang daun dapat diajukan sebagai contoh penyebaran data. Dalam diagram batang daun, data yang terkumpul diurutkan lebih dulu dari data ukuran terkecil sampai dengan ukuran yang terbesar. Diagram ini terdiri dari dua bagian, yaitu batang dan daun. Bagian batang memuat angka puluhan dan bagian daun memuat angka satuan.

Contoh-contoh Sistem Informasi Manajemen

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

  • Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
  • Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
  • Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
  • Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
  • Sistem informasi personalia (personal information systems).
  • Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
  • Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
  • Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
  • Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
  • Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
  • Sistem informasi analisis software
  • Sistem informasi teknik (engineering information systems).
  • Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam proses manajerial

Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Penentuan Tujuan dan Sasaran

Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.

Perumusan Strategi

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.

Perencanaan

Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).

Penyusunan Program Kerja

Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.

Pengorganisasian

Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.

Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.

Penggerakan SDM

Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.

Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.

Pengawasan

Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.

Penilaian

Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.

Sistem Umpan Balik

Semua informasi yang diperoleh terutama dari hasil penilaian diumpanbalikkan kepada berbagai pihak. Baik yang berkaitan dengan manajerial organisasi, maupun kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.

Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.

Tugas Konsep Sistem Informasi Manajemen

  • Tuliskan contoh aplikasi sistem informasi manajemen, tujuan dan manfaatnya, data-data yang dikelola dan informasi-informasi yang disajikan, dan contoh tampilan aplikasinya!
  • Berikan contoh tampilan dari masing-masing jenis laporan!
  • Berikan contoh tampilan dari masing-masing grafik penyajian!

 

Tuliskan komentar anda

Komentar

Satu gagasan untuk “Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Tinggalkan Balasan