Manajemen Data

Definisi Manajemen Data

Manajemen data melibatkan semua disiplin yang berhubungan dengan manajemen data sebagai sumber daya yang berguna. Definisi resmi dari DAMA (Inggris: Demand Assigned Multiple Access) adalah “manajemen data adalah pengembangan dan penerapan arsitektur, kebijakan, praktik, dan prosedur yang secara benar menangani siklus hidup lengkap data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.” Definisi ini cukup luas dan mencakup sejumlah profesi yang tidak bersentuhan langsung secara teknis dengan aspek tingkat rendah manajemen data seperti manajemen basis data relasional.

management-data

Tujuan Manajemen Data

Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih spesifik yaitu :

  • Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
  • Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
    Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.
  • Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.

Topik dalam manajemen data

Topik dalam manajemen data meliputi:

  • Pemodelan data
  • Administrasi basis data
  • Gudang data
  • Perpindahan data
  • Penambangan data
  • Data quality assurance
  • Keamanan data
  • Manajemen metadata
  • Arsitektur data

Organisasi Manajemen Data

Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan pengolahan data.
Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.
Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.
Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.

Personal Manajemen Data.

management-data-orang

Karena program manajemen data meliputi seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.

Biaya Manajemen Data.

Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak langsung semua unit kerja yang dihasilkan. Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar dapat ditentukan.
Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.
Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu, peralatan dan persediaan yang lebih baik.

 

Mengurangi Biaya Manajemen Data.

Perang terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan efisiensi

mengurangi-biaya-manajemen-data

  • Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen
  • Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke departemen arsip.
  • Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman arsip, dan folder dengan label berwarna.
  • Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
  • Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk pemeliharaan dan penghancuran data.
  • Mengunakan lemari arsip khusus, seperti arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau folio biasa.
    Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti dalam kasus transfer.
  • Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
  • Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan di departemen pengarsipan.
  • Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
  • Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya setelah dipasang.
  • Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan biaya murah.

Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan bagi manajer administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.\

Pengumpulan Data

Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam suatu formulir yang disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input bagi sistem.

pengumpulan-data

  • Integritas dan pengujian
    Data tersebut diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
  • Penyimpanan
    Data disimpan pada suatu medium, seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
  • Pemeliharaan
    Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tiak lagi diperlukan dihapus agar sumberdaya data (berkas) tetap mutakhir.
  • Keamanan
    Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
  • Organisasi
    Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
  • Pengambilan
    Data tersedia bagi pemakai.

Penyimpanan Sekunder

Semua komputer meliputi sejenis penyimpanan sekunder untuk melengkapi penyimpanan yang berada dalam CPU dengan mengacu pada penyimpanan berurutan dan penyimpanan akses langsung.

  • Penyimpanan berurutan, adalah suatu organisasi atau penyususunan data di suatumedium penyimpanan yang terdiri dari satu record mengikuti satu record lain dalam suatu urutan tertentu.. sebagian media penyimpanan komputer hanya dapat memproses data yang disusun secara berurutan. Contohnya yaitu Pita magnetic.
  • Penyimpanan akses langsung adalah suatu cara mengorganisasikan data yang memungkinkan record-record ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan. DASD (direct access strorage device), unit perangkat keras yang memungkinkan penyimpanan secara akses langsung , alat ini memiliki mekanisme membaca dan menulis langsung yang dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan, piringan magnetik, floopy disk , hard disk dan compact disk

DASD adalah medium file master yang baik. File master adalah gambaran konseptual dari salah satu sumber daya perusahaan atau elemen lingkungan sebagai contoh adalah file master persediaan, piutang, pelanggan dsb. Penggunaan DASD lainnya adalah sebagai medium penyimpan sementara untuk menampung data semi terproses. Piringan magnetik telah terbukti tidak terkalahkan sebagai DASD. Teknologi DASD baru adalah Compact Disk, Laser Disk atau Optical Disk, menggambarkan data dengan kombinasi goresan-goresan halus diatas permukaan piringan yang diciptakan oleh sinar laser. Goresan-goresan ini berupa parit-parit yang dibakar atau dicetak diatas permukaan piringan. Sinar laser berintensitas rendah digunakan untuk membaca goresan-goresan tersebut.

Tuliskan komentar anda

Komentar

Tinggalkan Balasan