Pemangku Kepentingan dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pemangku Kepentingan (Stakeholder) proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek. Pemangku Kepentingan harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.

pemangku kepentingan

Pemangku Kepentingan dapat terlibat secara aktif di proyek atau memiliki kepentingan yang dapat berupa hasil yang positif atau negatif terhadap kinerja atau penyelesaian proyek. Pemangku kepentingan yang berbeda mungkin memiliki persaingan yang menciptakan konflik di dalam proyek.

Contoh Pemangku Kepentingan

Adapun beberapa contoh Pemangku Kepentingan proyek adalah sebagai berikut:

  • Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.
  • Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek.
  • Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
  • Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi.
  • Organizational groups. Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.
  • Functional manager. Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
  • Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
  • Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, misalnya Departemen pemerintah terkait Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.
  • Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah analis sistem, desainer web, ahli jaringan, dll.
  • Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.
  • Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.
  • Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.
  • Dan lainnya tergantung dengan kondisi proyek yang spesifik.

Manajer Proyek

Manajer Proyek harus mengelola dampak atas berbagai Pemangku Kepentingan yang berhubungan dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil yang memuaskan atau berhasil. Adakalanya Manaj harus menyeimbangkan kebutuhan dan harapan Pemangku Kepentingan, yang merupakan salah satu hal kritis bagi kesuksesan proyek.

Tugas penting Manajer Proyek ini kadang menjadi sangat sulit karena pemangku kepentingan sering memiliki objective yang berbeda, bahkan konflik antar pemangku kepentingan. Project manager bertanggung jawab dalam menyeimbangkan perbedaan dan konflik tersebut. Project manager dapat memperhatikan gambaran umum mengenai pengelolaan stakeholder pada Pemangku Kepentingan management.

Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:

  • Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya langkah percepatan yang diperlukan.
  • Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.
  • Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
  • Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah terlalu tinggi.

Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah salah satu kunci sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola dengan baik dengan koordinatornya adalah project manager.

Pemilik Sistem (System Owner)

Pemilik sistem adalah sponsor SI dan advokad eksekutif, biasanya bertanggung jawab atas pendanaan proyek pengembangan, pengopeasian dan perawatan SI.

  • Pemilik sistem biasanya berasal dari tingkat manajemen
  • Untuk sistem ukuran menengah ke atas, pemilik sistem biasanya tingkat manajer menengah atau eksekutif.
  • Untuk sistem yang kecil, pemilik sistem bisa manajer menengah atau supervisor.
  • Pemilik sistem biasanya cenderung tertarik pada keuntungan bersih – berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk sistem tersebut, Seberapa besar nilai atau keuntungan sistem terhadap bisnis.

Pengguna Sistem (System User)

Pengguna Sistem (System User)

Pengguna sistem Adalah “pelanggan” yang akan menggunakan atau terpengaruh SI pada basis reguler – mengcapture, menvalidasikan, memasukkan, menanggapi, menyimpan, dan bertukar data dan informasi.

  • Mayoritas pekerja informasi disebarang sistem informasi
  •  Cenderung Tidak mengacuhkan biaya dan keuntungan system
  • Lebih memperhatikan fungsionalitas sistem yang disediakan untuk pekerjaannya dan kemudahan mempelajari dan menggunakan sistem.
  •  Oleh karena itu diskusi dengan banyak pengguna harus dipertahankan pada tingkat persyaratan bisnis bukannya pada persyaratan teknis.

Ada banyak kelas pengguna, kesemuanya harus terlibat dalam proyek pengembangan sistem, yaitu : Pengguna sistem internal (Internal System User) adalah karyawan-karyawan bisnis, dimana SI dibangun untuk mereka. Para pengguna internal adalah mayoritas pengguna sistem dalam kebanyakan bisnis.

  • Pekerja administrasi dan layanan – mengerjakan pemrosesan transaksis sehari-hari, misalnya meproses pesanan, faktur pembayaran, dan sejenisnya. Mereka menulis dan mengarsipkan surat-surat. Kebanyakan data fundamental disemua bisnis ditangkap oleh mereka. Mereka cenderung terfokus pada kecepatan dan akurasi pemrosesan transaksi.
  • Staf teknis dan professional – terdiri dari spesialis bisnis dan industri yang mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan spesialisasi yang tinggi. Contoh: Pengacara, akuntan, insinyur, analis pasar dan ahli iklan. Karena mereka didasarkan pada pengetahuan yang baik, mereka kadang disebut knowledge worker. SI yang dibuat berfokus pada informasi yang tepat pada waktunya untuk pemecahan masalah.
  • Manajer – adalah para pembuat keputusan. SI untuk manajer cenderung fokus secara keseluruhan pada akses informasi. Manajer memerlukan informasi yang tepat pada waktu yang tepat untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah dan membuat keputusan yang baik.
  • Supervisor cenderung fokus pada pemecahan masalah dan pembuatan keputusan sehari-hari.
  • Manajer menegah lebih peduli pada nasalah operasional dan pembuatan keputusan taktis (jangka pendek).
  • Manajer eksekutif lebih peduli pada perencanaan dan pembuatan keputusan strategis.

Pengguna sistem Eksternal (External System User) adalah pengguna yang merupakan konsumen. Internet telah memungkinkan hal tersebut. Pengguna eksternal adalah mayoritas pengguna SI Modern. Contoh:

  • Pelanggan – organisasi atau individu yang membeli produk atau layanan kita
  • Pemasok – organisasi tempat perusahaan kita membeli persedian dan barang mentah.
  • Rekan Kerja – organisasi tempat perusahaan kita membeli layanan atau berpartner.
  • Karyawan – karyawan yang bekerja dijalan atau dirumah

Pengguna sistem eksternal sering disebut remote user dan mobile user. Mereka terhubung dengan sistem informasi kita melalui komputer laptop, komputer genggam dan telepon pintar (smart phone) – dengan atau tanpa kabel.

Desainer Sistem (System Designer)

Desainer Sistem (System Designer)

Desainer sistem adalah spesialis teknis yang menerjemahkan persyaratan bisnis pengguna sistem dan pembatas solusi teknis. Bertugas mendesain database, input, output, screen (layar/tampilan), jaringan, dan perangkat lunak komputer yang akan memenuhi persyaratan pengguna sistem. Desainer sistem adalah spesialis teknologi informasi yang menggunakan teknologi terpilih. Cenderung fokus pada keahlian teknik khusus. Misalnya :

  • Administrator database (database Administrator) – spesialis dalam teknologi database yang digunakan untuk mendesain dan mengkoordinasikan perubahan ke database perusahaan.
  • Arsitek jaringan (network architect) – spesialis dalam teknologi database yang digunakan untuk mendesain dan mengkoordinasikan perubahaan ke database perusahaan.
  • Arsitek web (web architect) – spesialis yang mendesain situs web yang kompleks untuk organisasi, termasuk situs web public untuk internet, situs web internal untuk organisasi (disebut intranet), dan situs web pribadi antarbisnis (disebut extranet)
  • Artis grafik (graphic artist) – realtif baru dalam campuran pekerja TI saat ini, spesialis dalam teknologi grafis dan metode yang digunakan untuk mendesain dan membangun antarmuka yang kuat serta mudah digunakan ke sistem, termasuk anatarmuka untuk PC, web, komputer genggam, dan smartphone.
  • Ahli keamanan (security expert) – spesialisasi dalam teknologi dan metode yang digunakan untuk memastikan keamanan data dan jaringan.
  • Spesialis teknologi (technologi spesialis) – ahli dalam penerapan teknologi spesifik atau tipe perangkat keras yang spesifik.

Pembangun Sistem (System Builder)

Pembangun sistem adalah Adalah spesialis teknis yang membangun sistem informasi dan komponen yang didasarkan pada spesifikasi desain yang dihasilkan oleh desainer sistem. Contoh :

  • Programmer Aplikasi – spesialis yang mengkonversi persyaratan bisnis dan persyaratan masalah dan prosedur ke dalam bahasa komputer. Mengembangkan dan menguji program untu menangkap dan menyimpan data serta mencari dan mendapatkan kembali data untuk aplikasi komputer.
  • Programmer Sistem – spesialis yang mengembangkan, menguji dan mengimplementasikan perangkat lunak tingkat sistem informasi, utilitas, dan layanan. Mereka juga mengembangkan “komponen” perangkat lunak yang dapat digunakan lagi (reusable) untuk digunakan oleh programmer aplikasi.
  • Programmer database – spesialis dalam bahasa dan teknologi database yang membangun, memodifikasi, dan menguji struktur database serta program yang menggunakan dan memelihara database tersebut.
  • Administrator jaringan – spesialis yang mendesaain, menginstall, troubleshoot, dan mengoptimalkan jaringan.
  • Webmaster – spesialis yang mengkodekan dan mememlihara server web.
  • Software integrator – spesialis yang mengitegrasikan paket perangkat lunak dengan perangkat keras, jaringan, dan paket perangkat lunak lainnya.

Tugas dan Tanggung Jawab Programmer 

  • Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
  • Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem  komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
  • Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.
  • Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas
    pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun
    (spesifikasi) program.

Analis Sistem (System Analyst)

Analis Sistem (system analyst)

Analis sistem adalah spesialis yang mempelajari masalah dan kebutuhan sebuah organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses dan teknologi informasi dapat mencapai kemajuan terbaik untuk bisnis. Pemilik, pengguna, desainer dan pembangun sistem sering memiliki prespektif yang berbeda pada sistem informasi yang dibangun. Beberapa ada yang tertarik pada hal-hal yang umum, sedangkan yang lain fokus pada hal-hal yang lebih rinci. Beberapa non teknis, sedangkan yang lain sangat teknis. Hal ini menunjukkan jurang komunikasi yang selalu ada pada mereka yang membutuhkan teknologi informasi. Analis Sistem menjembatani jurang tersebut. Analisis harus memahami bisnis dan komputer. Mereka mempelajari masalah dan kesempatan bisnis kemudian mentasformasikan persyaratan bisnis dan informasi ke dalam spesifikasi SI yang akan diimplementasikan oleh berbagai macam spesialis teknis termasuk programmer komputer.

Analis SI hanya bernilai bagi bisnis jika dapat membantu memecahkan masalah atau mempengaruhi perbaikan/peningkatan. Analisis sistem memulai perubahan di dalam sebuah organisasi. Setiap sistem baru mengubah bisnis. SI diharapkan menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk keuntungan kompetitif, menemukan pasar dan layanan baru, dan bahkan secara dramatis mengubah dan memperbaiki cara organisasi berbisnis.

Analis adalah pemecah masalah (problem solver), dimana masalah dapat diartikan sebagai sesuatu yang harus dikoreksi, kesempatan untuk meningkatkan/memperbaiki situasi atau petunjuk untuk mengubah sesuatu baik ada keluhan maupun tidak ada keluhan. Dimanakah Analis Sistem Bekerja? Pertanyaan ini sangat penting untuk dijawab ! Analisis sistem dapat bekerja disemua lini bisnis. Bukankah setiap masalah harus dianalisis dan dipecahkan, dan SI adalah salah satu jawaban efektif dan efisien dalam memecahkan berbagai masalah.

Tugas dan tanggung jawab Analis Sistem Informasi

  • Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.
  • Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
  • Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.
  • Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

Pengetahuan dan Keahlian Analis Sistem Informasi

  • Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
  • Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer
  • Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.
  • Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
  • Pengetahuan tentang bisnis secara umum
  • Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
    maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen,
    pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi,
    kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.
  • Pengetahuan tentang metode kuantitatip
    Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
    metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming,
    regresion, network, decision tree, trend, simulasi.
  • Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil
    Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.
  • Ahli berkomunikasi dan membina hubungan. Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
  • Memahami metodologi pengembangan sistem informasi. Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan  kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Daftar Pustaka

  • Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
  • HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
  • Whitten, Jeffrey, L, etc, 2004, System Analysis and Design Methods, The
    McGraw-Hill Companies, Inc.
  • Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

Tuliskan komentar anda

Komentar

Tinggalkan Balasan